Tienes una ficha de Google Business Profile que funciona bien, pero todo pasa por ti. Añadir un administrador a Google Business es una de esas tareas que parece menor hasta que un día no puedes responder una reseña, actualizar el horario o publicar una foto porque estás de viaje o simplemente no tienes tiempo.
El problema no es la herramienta. Es que muchos negocios trabajan con una sola cuenta vinculada a la ficha y, cuando alguien del equipo necesita acceso, no saben por dónde empezar.
En este artículo te explico cómo añadir administradores a tu ficha, qué puede hacer cada rol y cómo evitar los errores que más veces veo al gestionar accesos en Google Business Profile.
Para añadir un administrador a tu ficha de Google Business, ve a business.google.com, accede a la ficha, entra en «Configuración del negocio» → «Administradores» y añade el correo de Gmail de la persona. Hay tres roles: propietario, administrador y gestor de ubicación, cada uno con permisos distintos. El propietario original nunca pierde el control.
Por qué necesitas más de un administrador en tu ficha de Google Business
Gestionar una ficha de Google Business con una sola persona es un punto de fallo. Si esa persona se va de vacaciones, enferma o deja la empresa, nadie más puede actuar sobre la ficha.
Piensa en la Clínica Dental Sonrisa. La ficha la creó el dueño con su correo personal. Un día contratan a una recepcionista para que gestione las reseñas y actualice el horario de verano. Sin acceso, la recepcionista no puede hacer nada. El dueño tiene que hacerlo él mismo o darle su contraseña personal, lo cual es un riesgo de seguridad evidente.
Hay tres situaciones donde tener más de un administrador es imprescindible:
- Tienes un equipo de marketing o redes sociales que gestiona la presencia online del negocio.
- Trabajas con una agencia externa que necesita acceso para optimizar la ficha.
- Tienes varias ubicaciones y cada responsable de local necesita gestionar la suya.
Además, Google recomienda tener al menos dos propietarios por ficha. Si la cuenta principal tiene algún problema o se pierde el acceso, necesitas una segunda persona con permisos de propietario para recuperar el control.
Lo práctico aquí es claro: añade al menos un segundo propietario de confianza hoy, aunque no lo necesites de forma inmediata.
Cómo añadir un administrador a Google Business Profile paso a paso
El proceso es directo. La persona que vas a añadir necesita tener una cuenta de Google (un correo de Gmail o una cuenta de Google Workspace). Sin eso, no puedes añadirla.
- Accede a tu ficha: Ve a business.google.com e inicia sesión con la cuenta que tiene el rol de propietario.
- Selecciona la ficha correcta: Si gestionas más de una, asegúrate de que estás en la ficha a la que quieres dar acceso.
- Ve a Configuración del negocio: En el menú de la izquierda, busca «Configuración del negocio» o accede desde el icono de los tres puntos en la parte superior.
- Entra en Administradores: Verás una sección llamada «Administradores» con todos los usuarios que ya tienen acceso a esa ficha.
- Haz clic en «Añadir»: Introduce el correo electrónico de la persona. Tiene que ser exactamente el correo asociado a su cuenta de Google.
- Elige el rol: Selecciona entre Propietario, Administrador o Gestor de ubicación. Más adelante te explico qué puede hacer cada uno.
- Confirma: La persona recibirá una invitación por correo. Hasta que la acepte, aparecerá como «Pendiente» en tu lista de administradores.
Ten en cuenta que la invitación caduca pasados 30 días sin aceptar. Si el nuevo administrador no la encuentra, que revise la carpeta de spam.
Cuando añado a alguien como administrador, siempre le pido que confirme que ha aceptado la invitación antes de darle ninguna tarea. He visto muchas veces que la persona da por hecho que ya tiene acceso sin haber aceptado el correo. Así evitas retrasos innecesarios.
Qué permisos tiene cada rol: propietario, administrador y gestor de ubicación
Aquí está el detalle que más confusión genera. Google Business Profile tiene tres roles distintos y no todos pueden hacer lo mismo.
| Acción | Propietario | Administrador | Gestor de ubicación |
|---|---|---|---|
| Añadir o eliminar administradores | ✓ | ✗ | ✗ |
| Eliminar la ficha | ✓ | ✗ | ✗ |
| Editar información del negocio | ✓ | ✓ | ✓ |
| Responder reseñas | ✓ | ✓ | ✓ |
| Publicar fotos y actualizaciones | ✓ | ✓ | ✓ |
| Ver estadísticas | ✓ | ✓ | ✓ |
| Transferir la propiedad | ✓ | ✗ | ✗ |
El rol de Gestor de ubicación es el más limitado. Puede hacer las tareas del día a día, pero no puede tocar la estructura de la ficha ni gestionar a otros usuarios. Es el rol ideal para un empleado de mostrador o alguien que solo va a responder reseñas.
El rol de Administrador tiene casi los mismos permisos que el propietario, excepto eliminar la ficha o añadir más administradores. Es el rol que deberías dar a tu responsable de marketing o a tu agencia.
El rol de Propietario tiene control total. Recuerda que solo puede haber un propietario principal (el que creó la ficha), pero puedes tener varios propietarios adicionales.
Errores frecuentes al añadir administradores y cómo evitarlos
Vamos a ver los fallos que ocurren con más frecuencia para que no te pase a ti.
1. Añadir el correo equivocado. Si la persona tiene varias cuentas de Google, tienes que usar exactamente la que está asociada a su perfil de Google Business. Pídele que te confirme el correo antes de enviarlo.
2. Dar permisos de propietario a la agencia. Es el error más grave. Si das el rol de propietario a una agencia externa y luego terminas la relación, ellos pueden eliminar la ficha o transferir la propiedad. Dales siempre el rol de administrador.
3. No hacer seguimiento de la invitación. La invitación caduca a los 30 días. Si no la aceptan, tendrás que volver a enviarla. Confirma siempre que el proceso se ha completado.
4. Olvidar revocar accesos cuando alguien se va. La Cerrajería López tuvo un problema así: un empleado al que habían dado acceso de administrador dejó la empresa y nadie retiró sus permisos. Meses después, ese empleado seguía teniendo acceso a la ficha. Revisa periódicamente quién tiene acceso.
5. Usar el correo personal del dueño como único propietario. Si ese correo tiene algún problema de seguridad o se pierde el acceso, recuperar la ficha es un proceso largo y complicado. Siempre con al menos dos propietarios.
Cómo eliminar o cambiar el rol de un administrador cuando ya no lo necesitas
El proceso para eliminar un administrador o cambiar su rol es igual de sencillo que añadirlo.
- Accede a Configuración del negocio: Ve a business.google.com y entra en la sección «Administradores» de la ficha correspondiente.
- Localiza al usuario: Verás la lista de todas las personas con acceso y su rol actual.
- Haz clic en los tres puntos junto a su nombre: Ahí tendrás las opciones de cambiar el rol o eliminar el acceso completamente.
- Confirma el cambio: El cambio es inmediato. La persona pierde el acceso en el momento en que confirmas.
Ten en cuenta que el propietario principal no puede ser eliminado por nadie más que él mismo. Si quieres transferir la propiedad principal a otra persona, primero tienes que ascenderla a propietario y luego el propietario original puede reducir su propio rol o salir de la ficha.
Eso sí, si eres el único propietario, no puedes eliminar tu propio acceso. Necesitas añadir otro propietario antes.
Cuándo delegar el acceso a una agencia o a tu equipo de marketing
Hay situaciones donde delegar el acceso es la decisión correcta. Y hay situaciones donde hay que hacerlo con cuidado.
Cuándo dar acceso a una agencia: Siempre con el rol de administrador, nunca de propietario. La agencia necesita poder editar la ficha, publicar contenido, responder reseñas y ver estadísticas. Con el rol de administrador tiene todo eso. Lo que no necesita es poder eliminar la ficha o añadir más usuarios sin tu conocimiento.
Cuándo dar acceso a tu equipo interno: Si tienes un responsable de marketing o alguien que gestiona las redes sociales, el rol de administrador también es el adecuado. Si solo vas a dejar que alguien responda reseñas o actualice el horario puntualmente, el rol de gestor de ubicación es suficiente.
El Restaurante La Brasa trabaja con una agencia que les lleva el marketing digital. Le dieron acceso de administrador a la cuenta de Google de la agencia. Así la agencia puede actualizar el menú, subir fotos de los platos y responder reseñas, pero el dueño sigue siendo el único propietario y mantiene el control total.
Si gestionas las reseñas de tu ficha con ReviewSense de local brain, puedes coordinar las respuestas con tu equipo sin necesidad de que todos tengan acceso directo a Google Business Profile.
Gestiona el acceso a tus fichas sin perder el control con local brain
Añadir administradores a Google Business es una tarea puntual, pero la gestión diaria de la ficha es continua. Actualizar horarios, responder reseñas, publicar fotos, revisar estadísticas… todo eso requiere tiempo y organización.
Con local brain puedes gestionar todas tus fichas de Google Business Profile desde un único panel, sin tener que entrar y salir de distintas cuentas de Google. Si tienes varias ubicaciones o trabajas con un equipo, el panel de gestión de local brain te permite centralizar todo sin perder el control de quién hace qué.
- ☐ Tienes al menos dos propietarios en cada ficha
- ☐ Has asignado el rol correcto a cada persona (agencia → administrador, empleado básico → gestor de ubicación)
- ☐ Has confirmado que todos los administradores han aceptado su invitación
- ☐ Has revisado la lista de administradores y eliminado los accesos que ya no son necesarios
- ☐ Ningún proveedor externo tiene rol de propietario en tu ficha
Gestionar bien los accesos a tu ficha de Google Business es parte del trabajo de posicionamiento local. No es solo una cuestión técnica: es una cuestión de seguridad y de eficiencia operativa.
Lo primero que debes hacer hoy es revisar quién tiene acceso a tu ficha ahora mismo. Puede que haya personas con permisos que ya no deberían tenerlos. Y si eres el único propietario, añade un segundo antes de que lo necesites.
Si quieres llevar la gestión de tu ficha a otro nivel, prueba local brain y empieza a gestionar todo desde un solo lugar.
